2 Temmuz 2023 tarihinde, Whistleblower Direktifinin (Direktif (AB) 2019/1937) Alman hukukuna aktarılmasına hizmet eden Whistleblower Koruma Yasası (HinSchG) yürürlüğe girmiştir. Yasa, şirketlerde ve kamu makamlarında yasa ve yönetmelik ihlallerine dikkat çeken ihbarcıları korumayı amaçlamaktadır. Bu yükümlülük 17 Aralık 2023 tarihinden itibaren genel olarak 50 - 249 çalışanı olan işverenler için geçerli olacaktır

Bu yasaya göre, düzenli olarak en az 50 kişi istihdam eden tüm şirketler bir iç raporlama ofisi kurmakla yükümlüdür. Çalışanlar, cezai hükümlerin ihlallerini, para cezasına tabi suçları, yani genel olarak geçerli yasaların ihlallerini bu raporlama ofisine bildirebilirler.

Dr Günther Kast GmbH & Co. Technische Gewebe Spezial-Fasererzeugnisse KG'de bu
merkezi olarak kurulan dahili raporlama merkezi. Geçici işçiler de dahil olmak üzere tüm Kast çalışanları ve harici kişiler (örn. tedarikçiler, müşteriler) bildirimleri için bu raporlama merkezine başvurabilir.

Şirketler kolay erişilebilir raporlama kanalları ve dahili raporlama prosedürünün kullanımına ilişkin açık ve kolay erişilebilir bilgiler sağlamalıdır.

Kast'ta bunları şu şekilde uyguluyoruz:

Mesajlar

Bir rapor göndermek için iç raporlama ofisinin aşağıdaki raporlama kanallarını kullanabilirsiniz:

E-posta ile: hinweisgeber@kast.de

"Gizli" notuyla birlikte posta yoluyla:

Dr Günther Kast GmbH & Co.

Teknik kumaşlar

Özel elyaf ürünleri KG

İhbarcı Raporlama Ofisi

Abt-Reubi-Str.6

87527 Sonthofen

veya

Telefonla: +49 8321/6641-71

Bay Häring raporlama ofisinden sorumludur. Kendisine Bavyera Tekstil ve Giyim Endüstrisi Birliği'nden (Verband der Bayrischen Textil- und Bekleidungsindustrie e.V.) harici avukatlarımız destek vermektedir.

İhbarcının talebi üzerine, ihbar, Raporlama Ofisi'nin bir çalışanı ile yapılacak bir toplantıda da yapılabilir; ihbarcıya böyle bir talebin bildirilmesinden itibaren beş iş günü içinde uygun bir randevu verilecektir.

Raporlama Merkezi, her bir raporun alındığını, raporun alınmasını takip eden yedi takvim günü içinde ihbar sahibine teyit eder. Kast, gelen tüm raporları gizlilik gerekliliğine uygun olarak belgelemekle yasal olarak yükümlüdür (HinSchG Madde 11 (1)). Görüşmeler sırasında yapılan bildirimler, ancak bildirimde bulunan kişinin rızası ile ses kaydı veya tam ve doğru bir transkript yapılarak belgelenebilir. İhbarda bulunan kişiye görüşme kaydını gözden geçirme, gerekirse düzeltme ve imzalayarak onaylama fırsatı verilmelidir.

Gizlilik

İhbarcının ve ihbarda adı geçen üçüncü tarafların kimliğinin gizliliği, ihbar prosedürü ve takip tedbirleri boyunca korunmalıdır (HinSchG Madde 8). İlgili kişilerin kimlikleri, ihbar veya ifşaatın tetiklediği bir soruşturma süresince de korunmalıdır. Raporlama Ofisi, yetkisiz kişilerin, yani raporları almaktan ve takip önlemlerini almaktan sorumlu olmayan ve yasal olarak bilgi edinme hakkı olmayan tüm tüzel ve gerçek kişilerin, raporlama prosedürünün içeriği ve takip önlemleri hakkındaki bilgilere erişememesini sağlar. Bu durum, raporlama yapan veya etkilenen kişilerin kimliğinin doğrudan veya dolaylı olarak çıkarılabileceği diğer tüm bilgiler için de geçerlidir.

Bununla birlikte, HinSchG'nin 9. Maddesi uyarınca, diğer hususların yanı sıra, bir ihbarcının kasıtlı olarak veya ağır ihmal sonucu suçlar hakkında yanlış bilgi vermesi halinde kimliğinin korunmadığı durumlarda gizlilik gerekliliğinin istisnaları vardır.

Bildirimler için işlem prosedürü

Raporlama Merkezi, bildirilen her konuyu derhal inceler ve gerekli ve makul takip önlemlerini başlatır.
Bu, bildirilen ihlalin İhbarcıyı Koruma Yasasının maddi kapsamına girip girmediğine dair kontrolleri, raporda yer alan iddiaların geçerliliğini doğrulamaya yönelik önlemleri ve gerekirse, iç soruşturmalar, soruşturmalar, cezai kovuşturma önlemleri, fonların (yeniden) geri kazanılmasına yönelik önlemler veya yargılamanın sonuçlandırılması dahil olmak üzere bildirilen ihlale karşı eylemleri içerir. Gerekirse, ihbarda bulunan kişiden daha fazla bilgi talep edilecektir.İlgili kişiler iddialar hakkında gecikmeksizin bilgilendirilecek ve bildirilen ihlalin açıklığa kavuşturulmasına önemli ölçüde zarar vermemesi veya tehlikeye atmaması koşuluyla iddia hakkında sorgulanacaktır. Bir ihbarın açıkça asılsız olması ya da sadece ihbar amacıyla yapılmış olması veya önemsiz bir vaka olması halinde, başka bir soruşturma başlatılmaz; sadece belgeleme yükümlülükleri uygulanır.

Raporlama Ofisi, her rapor için yönetime ihlal, soruşturmanın sonucu ve bunun için gerekli adımlar ve sonuca yanıt olarak zaman çizelgesi de dahil olmak üzere önerilen eylem hakkında bir rapor hazırlar. 

İhbarda bulunan kişi, ihbar edilen suçla ilgili soruşturmanın sonucu ve bunun sonucunda alınan önlemler hakkında bilgilendirilecektir.
Bu durum, özellikle veri koruma yasası kapsamında olmak üzere, bilgilere yönelik yasal itirazlar olması halinde geçerli değildir. İhbarın isimsiz olarak yapılması halinde, bilgiler yalnızca ihbar sisteminin vaka posta kutusu aracılığıyla sağlanır. İhbar sahibine geri bildirim, ihbarın alındığının teyit edilmesinden itibaren üç ay içinde veya alındığının teyit edilmemesi halinde, ihbarın alınmasından itibaren en geç üç ay yedi gün içinde yapılmalıdır (HinSchG Madde 17 paragraf 2). Geri bildirim, planlanan takip önlemlerinin yanı sıra halihazırda alınmış olan takip önlemlerinin ve bunların nedenlerinin bildirilmesini de içerir. Geri bildirim yükümlülüğü, daha uzun süren soruşturmalarda üç ay sonra herhangi bir sonuç elde edilememesi durumunda da geçerlidir. Bu durumda geri bildirim, soruşturmanın mevcut durumuna ilişkin bilgilerle sınırlıdır.

Geri bildirim, yalnızca iç soruşturmaları veya incelemeleri etkilemediği ve bir rapora konu olan veya raporda adı geçen kişilerin haklarına halel getirmediği ölçüde rapor eden kişiye verilebilir.

İhbarcıların korunması

Yukarıda belirtilen yasal gerekliliklere uygun olarak bildirimde bulunan çalışanlar, bu nedenle misillemeye veya misilleme tehdidine maruz kalmamalıdır. Bu durum, ihbarda bulunan geçici işçiler için de geçerlidir.

Ancak, ihbarcıların korunması, ihbar veya ifşa sırasında ihbar edilen veya ifşa edilen bilginin doğru olduğuna inanmak için makul gerekçelere sahip olmalarını gerektirir (Madde 33 (1) no. 2 HinSchG).

Yaptırımlar

İhlaller hakkında kasıtlı olarak veya ağır ihmal sonucu yanlış bilgi veren çalışanlar, iş kanunu kapsamında yaptırımlara maruz kalabilirler, özellikle de uyarı veya işten çıkarılma gibi. İhbarda bulunmadan önce, ihbarcılar, ihbarın dayandığı bilginin doğru olduğuna inanmak için yeterli neden olup olmadığını kontrol etmek için tüm makul adımları atmalıdır. Böyle bir durumda, tüm çalışanlar yasa ihlallerini ve işverenin politika ve prosedürlerinin ihlallerini bildirmeye çağrılır.