La loi sur la protection des lanceurs d'alerte (HinSchG) est entrée en vigueur le 2 juillet 2023. Elle vise à transposer la directive sur les lanceurs d'alerte (directive (UE) 2019/1937) dans le droit allemand. Cette loi vise à protéger les lanceurs d'alerte qui attirent l'attention sur des violations du droit et des règles dans les entreprises et les administrations. A partir du 17.12.2023, l'obligation s'appliquera aux employeurs employant en général entre 50 et 249 personnes.

En vertu de cette loi, toutes les entreprises qui emploient régulièrement au moins 50 personnes sont tenues de mettre en place une cellule de signalement interne.
Les employés peuvent être signalés à cette cellule de signalement, par exemple en cas d'infraction aux dispositions pénales, d'infraction passible d'une amende, c'est-à-dire d'infraction au droit généralement applicable.

Chez Dr. Günther Kast GmbH & Co. Technische Gewebe Spezial-Fasererzeugnisse KG, il s'agit de le service d'alerte interne centralisé
. Tous les employés de Kast, y compris les intérimaires, ainsi que les personnes externes (p. ex. fournisseurs, clients) peuvent s'adresser à ce service.

Des canaux de notification facilement accessibles et des informations claires et accessibles sur l'utilisation de la procédure de notification interne doivent être mis à disposition par les entreprises.

Chez Kast, nous les mettons en œuvre de la manière suivante :

Messages

Les canaux de signalement suivants du service de signalement interne sont à votre disposition pour émettre un signalement :

Par e-mail à : hinweisgeber@kast.de

Par courrier avec la mention "confidentiel" à :

Dr. Günther Kast GmbH & Co.

Tissus techniques

Produits fibreux spéciaux KG

Lanceur d'alerte Bureau de communication

Rue Abt-Reubi 6

87527 Sonthofen

ou

Par téléphone : +49 8321/6641-71

Les tâches du bureau de communication sont assumées par Monsieur Häring. Il est assisté dans cette tâche par nos avocats externes de l'Association bavaroise de l'industrie du textile et de l'habillement (Verband der Bayrischen Textil- und Bekleidungsindustrie e.V.).

Si le lanceur d'alerte le souhaite, le signalement peut également être effectué dans le cadre d'une réunion avec un membre du personnel du bureau de signalement ; un rendez-vous sera accordé au lanceur d'alerte dans les cinq jours ouvrables suivant la notification d'une telle demande.

Le bureau de signalement confirme la réception de chaque signalement à la personne qui l'a signalé dans les sept jours civils suivant la réception du signalement. Kast a l'obligation légale de documenter tous les signalements reçus en respectant le principe de confidentialité (article 11, paragraphe 1 de la HinSchG). La documentation des signalements dans le cadre d'entretiens peut se faire par l'établissement d'un enregistrement audio ou par une transcription complète et précise, mais uniquement avec le consentement de la personne qui a signalé le problème. Celle-ci doit avoir la possibilité de vérifier le compte rendu de l'entretien, de le corriger le cas échéant et de le confirmer par sa signature.

Confidentialité

Pour la procédure de signalement et le suivi, la confidentialité de l'identité du lanceur d'alerte et des tiers mentionnés dans le signalement doit être préservée (article 8 HinSchG). De même, l'identité des personnes concernées reste protégée pendant la durée d'une enquête déclenchée par le signalement ou la divulgation. Le bureau de notification veille à ce que les personnes non autorisées, c'est-à-dire toutes les personnes morales et physiques qui ne sont pas chargées de recevoir les notifications et de prendre les mesures de suivi et qui n'ont pas de droit légal à l'information, n'aient pas accès aux informations relatives au contenu de la procédure de notification et aux mesures de suivi. Il en va de même pour toute autre information permettant de déduire directement ou indirectement l'identité du lanceur d'alerte ou des personnes concernées.

Il existe toutefois des exceptions au principe de confidentialité dans les cas prévus par l'article 9 de la HinSchG, selon lequel, entre autres, l'identité d'une personne signalant une infraction n'est pas protégée si cette personne signale intentionnellement ou par négligence grave des informations inexactes sur des infractions.

Procédure de traitement des notifications

Le bureau de signalement examine immédiatement chaque fait signalé et prend les mesures de suivi nécessaires et raisonnables. Il s'agit notamment de vérifier si l'infraction signalée relève du champ d'application matériel de la loi sur la protection des lanceurs d'alerte
, de prendre des mesures pour vérifier le bien-fondé des allégations formulées dans le signalement et, le cas échéant, d'agir contre l'infraction signalée, notamment par le biais d'enquêtes internes, d'investigations, de poursuites pénales, de mesures de (re)recouvrement de fonds ou de la clôture de la procédure. Si nécessaire, des informations supplémentaires sont demandées à la personne ayant fait le signalement. Les personnes concernées sont immédiatement informées des faits reprochés et interrogées à leur sujet, dans la mesure où cela ne nuit pas ou ne compromet pas de manière significative l'élucidation de l'infraction signalée. Si un signalement est manifestement infondé ou s'il a manifestement été effectué exclusivement pour des motifs de dénonciation ou s'il s'agit d'un cas mineur, aucune enquête supplémentaire n'est diligentée ; seules les obligations de documentation s'appliquent.

Pour chaque rapport, le bureau de signalement rédige un rapport à l'intention de la direction sur la violation, le résultat de l'examen et la mesure recommandée, y compris les étapes nécessaires à cet effet et le calendrier en réponse au résultat. 

La personne signalant l'infraction sera informée du résultat de l'examen de l'infraction signalée et de la mesure éventuellement prise à la suite de cet examen. Cela ne s'applique pas à
si et dans la mesure où des objections juridiques, notamment en matière de protection des données, s'opposent à l'information. Si le signalement est anonyme, l'information se fait exclusivement via la boîte aux lettres du système de signalement. Un retour d'information au lanceur d'alerte doit être effectué dans les trois mois suivant la confirmation de la réception du signalement ou, si la réception n'a pas été confirmée, au plus tard trois mois et sept jours après la réception du signalement (article 17, paragraphe 2 HinSchG). Le retour d'information comprend la communication des mesures de suivi prévues et éventuellement déjà prises, ainsi que les motifs de ces mesures. L'obligation de retour d'information s'applique également lorsque, dans le cas d'une enquête de longue durée, aucun résultat de l'examen n'est disponible au bout de trois mois. Dans ce cas, le retour d'information se limite à une information sur l'état actuel de l'enquête.

Un retour d'information à la personne signalante ne peut avoir lieu que dans la mesure où cela n'affecte pas les recherches ou les enquêtes internes et ne porte pas atteinte aux droits des personnes faisant l'objet d'un signalement ou mentionnées dans le signalement.

Protection des personnes signalantes

Les travailleurs qui effectuent des signalements conformément aux dispositions légales susmentionnées ne doivent pas faire l'objet de représailles ou de menaces de représailles pour cette raison. Cette disposition s'applique également aux travailleurs intérimaires qui fournissent des informations.

La protection des personnes qui signalent des faits présuppose toutefois que celles-ci avaient, au moment du signalement ou de la divulgation, des raisons suffisantes de penser que les informations signalées ou divulguées étaient exactes (article 33, paragraphe 1, point 2, de la HinSchG).

Sanctions

Les employés qui, intentionnellement ou par négligence grave, signalent des informations inexactes sur des infractions
s'exposent à des sanctions en vertu du droit du travail, notamment à un avertissement ou à un licenciement. Avant de procéder à un signalement, les personnes qui signalent une infraction doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour vérifier s'il existe des motifs raisonnables de croire que les informations sur lesquelles se fonde le signalement sont exactes. Si tel est le cas, tous les travailleurs sont invités à signaler les violations de la loi, des politiques et des procédures de l'employeur.